Backlog Refinement verbeteren met Liberating Structures

Waarom Liberating Structures in Backlog Refinement?

In veel teams zijn refinement-sessies (voorheen 'grooming') weinig inspirerend: een kleine groep praat, anderen luisteren passief. Liberating Structures kunnen dat doorbreken. Met hun interactieve en gestructureerde aanpak krijgt iedereen een stem, worden discussies levendiger en verbetert de kwaliteit van je backlogitems.

‍

De voordelen

• Gelijkwaardigheid: Iedere deelnemer doet actief mee i.p.v. dat alleen de Product Owner en enkele teamleden praten.
• Creativiteit & diepgang: Je genereert meer (en vaak betere) ideeën rond user stories, acceptatiecriteria en prioriteiten.
• Meer draagvlak: Door de backlog in open gesprek te verfijnen, voelt iedereen zich eigenaar en begrijpt men beter de context.

‍

Voorbeelden van Liberating Structures voor Refinement

1. 1-2-4-All

Stap-voor-stap

1. Individueel (1 minuut): Bedenk per user story welke vragen, zorgen of verbeteringen je hebt.
2. Tweetallen (2 minuten): Deel je punten met een collega, kijk waar je overeenkomsten of verschillen hebt.
3. Viertallen (4 minuten): Vergelijk de input uit de tweetallen en kom tot gezamenlijke inzichten.
4. Plenum (All, 5-10 minuten): Deel de meest bruikbare ideeën of vragen. De PO noteert de verbeteringen voor de backlogitem.

Toepassing: Perfect voor het doornemen van 2-3 nieuwe (of complexere) stories, zodat ze samen helder gedefinieerd worden en iedereen input kan geven.

‍

2. 25/10 Crowd Sourcing

Stap-voor-stap

1. Elke deelnemer schrijft op een kaartje één suggestie of verbetering voor de story (bijv. user scenario, edge case, prioriteit).
2. Leg de kaartjes door de ruimte. Iedereen scoort elk kaartje met 1-5 punten (snel!).
3. Na ongeveer 5 rondjes van ‘scoren en doorgeven’ tel je per kaartje de punten op (max. 25 punten per kaartje).
4. De hoogste kaarten zijn het meest waardevol.

Toepassing: Ideaal als je meerdere backlogitems in één sessie wilt verrijken. Je verzamelt snel ideeën en prioriteiten.

‍

3. Min Specs

Stap-voor-stap

1. Identificeer het hoofddoel van je user story: wat wil je minimaal bereiken?
2. Formuleer ‘Minimum Specificaties’ (Min Specs) - de kerncriteria waaraan de story moet voldoen om te slagen.
3. Beoordeel daarna extra details of randvoorwaarden: zijn die écht nodig of ‘nice to have’?

Toepassing: Helpt je backlogitems lean te houden en niet te verzanden in eindeloos detail.

‍

Concrete agenda voor een Refinement-sessie met Liberating Structures

• Opening (5 min): PO benoemt de stories die we gaan bespreken en het doel van de sessie.
• 1-2-4-All (15-20 min): Gebruik dit voor de meest complexe story, zodat je input van iedereen krijgt over acceptatiecriteria, risico’s, open vragen.
• Min Specs (10 min): Samen vastleggen wat echt ‘must have’ is.
• 25/10 Crowd Sourcing (optioneel, 15 min): Als er meerdere user stories/epics tegelijk op tafel liggen, verzamel ideeën en laat het team deze snel prioriteren.
• Afsluiting (5 min): PO en Scrum Master vatten samen welke wijzigingen in de backlog komen en wie mogelijke actiepunten heeft.

‍

Veelgemaakte valkuilen & tips

• Te weinig tijd inplannen: Liberating Structures kosten wat meer tijd dan een snelle ‘PO vertelt en team knikt’, maar je wint het terug in kwaliteit.
• Teveel items tegelijk: Houd de sessie focus. Behandel 2-3 items uitgebreid, i.p.v. 10 items half.
• Geen follow-up: Zorg dat de PO direct backlogitems bijwerkt, anders voelt het team zich niet serieus genomen.
• Onevenwichtige deelname: Let erop dat iedereen evenveel tijd krijgt. De structuur helpt hierbij.

‍

Conclusie

Liberating Structures kunnen een simpele backlog refinement-sessie omtoveren tot een interactieve, productieve bijeenkomst waarin iedereen actief bijdraagt aan betere user stories en acceptatiecriteria. Probeer eens 1-2-4-All of 25/10 Crowd Sourcing en ervaar hoe de energie omhooggaat—and the backlog quality too.