Begrip van empirisch procesbeheer

Empirisch procesbeheer is de kern van Scrum en vele andere Agile werkwijzen. Het betekent dat je werkt op basis van ervaring, observatie en continue aanpassing, in plaats van te vertrouwen op strikte planning en voorspellingen. Maar hoe werkt dit in de praktijk? En waarom is het zo belangrijk voor effectieve samenwerking en productontwikkeling?

‍

Wat is empirisch procesbeheer?

Empirisch procesbeheer is een manier om complexe werkprocessen te beheersen door middel van transparantie, inspectie en aanpassing. Dit betekent dat je beslissingen baseert op feiten en ervaringen in plaats van op theoretische modellen of voorspellingen.

Scrum en andere Agile-methodieken gebruiken empirisme om teams te helpen snel te leren en bij te sturen op basis van real-time feedback.

Traditionele (voorspellende) aanpak:

• Een uitgebreide analyse en planning vooraf.
• Uitvoering volgens dat plan.
• Een eindresultaat dat vaak afwijkt van de oorspronkelijke verwachting.

Empirische aanpak:

• Snel starten met een eerste versie (Minimum Viable Product - MVP).
• Feedback verzamelen uit de praktijk.
• Iteratief verbeteren op basis van wat werkt en wat niet.

Deze aanpak maakt empirisch procesbeheer ideaal voor complexe omgevingen waarin veel onzekerheid en verandering is.

‍

De drie pijlers van empirisch procesbeheer

‍

1. Transparantie

Alles binnen het proces moet zichtbaar en begrijpelijk zijn voor iedereen die betrokken is. Dit zorgt ervoor dat teams op basis van dezelfde informatie kunnen werken en betere beslissingen kunnen nemen.

Hoe bereik je transparantie?

• Werk met een visuele backlog, zoals een Scrum board.
• Gebruik een Definition of Done om duidelijkheid te scheppen over wanneer iets écht af is.
• Deel voortgang openlijk in de Sprint Review en andere meetings.

Veelvoorkomende valkuil:
Informatie wordt verborgen gehouden of niet gedeeld, waardoor teams slechte beslissingen nemen.

‍

2. Inspectie

Regelmatige evaluatie van processen, voortgang en resultaten is essentieel. Dit helpt teams om problemen snel te identificeren en aan te pakken.

Hoe pas je inspectie toe?

• Daily Scrum: Dagelijkse korte check-ins om obstakels en voortgang te bespreken.
• Sprint Review: Terugkijken op wat er is opgeleverd en feedback verzamelen.
• Sprint Retrospective: Het team evalueert de samenwerking en het proces om te verbeteren.

Veelvoorkomende valkuil:
Teams inspecteren alleen oppervlakkig en nemen geen tijd om écht te analyseren wat er beter kan.

‍

3. Aanpassing

Na inspectie volgt actie: processen en plannen moeten flexibel zijn en aangepast worden op basis van wat werkt en wat niet.

Hoe pas je aan in een empirisch proces?

• De Product Backlog aanpassen op basis van nieuwe inzichten en prioriteiten.
• Werkwijzen en teamafspraken aanpassen als blijkt dat iets niet optimaal werkt.
• Sprints en iteraties flexibel houden zodat er ruimte is voor verandering.

Veelvoorkomende valkuil:
Teams blijven vasthouden aan een plan, zelfs als duidelijk is dat een andere aanpak beter werkt.

‍

Empirisch procesbeheer in de praktijk

Stel, een bedrijf wil een nieuwe mobiele app lanceren. In plaats van maandenlang een volledig product te ontwikkelen, beginnen ze met een Minimum Viable Product (MVP) met alleen de kernfuncties.

• Ze verzamelen gebruikersfeedback en ontdekken dat mensen een andere navigatiestructuur willen.
• Op basis van deze inspectie en feedback wordt de navigatie aangepast en getest in de volgende iteratie.
• Na meerdere aanpassingen ontstaat een product dat écht aansluit bij de behoeften van gebruikers.

Dit proces is een perfect voorbeeld van hoe empirisch procesbeheer helpt om risico’s te minimaliseren en effectiever te werken.

‍

Veelgemaakte fouten bij empirisch procesbeheer

Teams lopen vaak tegen dezelfde problemen aan als ze empirisch procesbeheer proberen toe te passen. Veelvoorkomende fouten zijn:

• Geen transparantie: Als teamleden cruciale informatie missen, kunnen ze geen goede beslissingen nemen. Zorg voor visuele borden, een duidelijke backlog en open communicatie.
• Inspectie zonder actie: Problemen worden wel benoemd, maar niet opgelost. Zorg ervoor dat actiepunten worden vastgelegd na elke retrospective.
• Star vasthouden aan het plan: Er is geen ruimte voor nieuwe inzichten. Omarm verandering als een kans om te verbeteren.
• Feedback negeren: Gebrek aan aansluiting bij gebruikers of klanten. Verzamel en verwerk feedback continu om waarde te blijven leveren.

‍