Zo organiseer je backlog refinement waar je team écht wat aan heeft

Wat is Backlog Refinement precies?

Backlog Refinement (ook wel Grooming genoemd) is het proces waarin je de Product Backlog up-to-date en duidelijk houdt. Je splitst grote items op, voegt details toe, stelt prioriteiten bij en zorgt dat iedereen dezelfde verwachtingen heeft over de komende sprints. Met regelmatige refinement-sessies voorkom je dat je sprintplanning wordt overstroomd door onduidelijke of te grote user stories.

‍

Hoe voer je een effectieve refinement sessie?

1. Voorbereiding door de PO: Zorg dat je weet welke items besproken moeten worden, en wat het team nodig heeft aan context.
2. Stel een agenda op: Bepaal hoeveel tijd je besteedt aan elke user story, en welke stories urgent zijn.
3. Betrek het hele team: Zij kunnen inschattingen maken, vragen stellen en edge cases benoemen.
4. Splits en definieer: Verdeeld items in kleinere stories, formuleer acceptatiecriteria en bepaal story points of inschattingen.
5. Check de prioriteit: Past de volgorde nog bij de productdoelen?

‍

Voorbeeldagenda voor effectieve backlog refinement

• Opening (5 min): Overzicht van de huidige backlog, wat is er veranderd sinds de vorige sessie?
• Bespreken items (30-45 min): Per item: wat is het doel, welke vragen zijn er, hoe groot is het?
• Prioriteiten check (10 min): Is de backlog nog in sync met de productvisie?
• Actiepunten (5 min): Welke stories zijn nu klaar voor de sprintplanning?

‍

Welke technieken gebruik je voor Backlog Refinement?

• Story Splitting: Grote epics opbreken in kleinere stories, eventueel met verticale slices.
• Planning Poker: Op speelse wijze story points inschatten, zodat je consensus bereikt.
• Three Amigos: PO, developer en tester/design bespreken samen de stories.
• Definition of Ready: Check of een item voldoende details, acceptatiecriteria en haalbaarheid heeft.

‍

Tips om backlog refinement leuk en nuttig te maken

• Timebox: Houd de sessie kort (max. 1 uur) en frequent (bijv. wekelijks).
• Visueel werken: Gebruik post-its of online tools, zodat iedereen de status van items kan volgen.
• Focus op waarde: Bespreek niet élk item, maar concentreer je op wat in de komende sprint(s) gaat komen.

‍

Valkuilen vermijden tijdens refinement sessies

• Te veel items bespreken: Verdeel de items over meerdere sessies, anders raakt het team vermoeid.
• Geen duidelijke agenda: Dan verzeil je in lange discussies zonder resultaat.
• Geen acceptatiecriteria formuleren: Onduidelijkheid blijft bestaan, wat later tot vertraging leidt.
• Sessie te laat plannen: Als je direct voor de sprintplanning nog alles moet bespreken, gaat de planning in de knel.

‍

Veelgemaakte fouten bij backlog refinement voorkomen

• Geen betrokken team: Refinement is geen one-man-show van de PO; het team levert ook input.
• Schattingsdiscussies tot in het oneindige: Accepteer soms kleine verschillen in inschatting, je kunt altijd opnieuw bijsturen.
• Geen feedback meenemen: Als stakeholders recente feedback gaven, maar dit niet in refinement wordt besproken, mis je de kans om de backlog actueel te houden.

‍

Conclusie

Backlog refinement is een onmisbaar onderdeel van Scrum – met de juiste voorbereiding, technieken en focus haal je het maximale uit je sessies. Dit is de plek waar je team met de Product Owner knopen doorhakt over wat er écht nodig is in de volgende sprint(s). Houd de sessies kort, concreet en gericht op die items die je snel oppakt. Dan zet je met elke refinement stap dichter bij een effectief ingerichte backlog en succesvolle sprints.

‍