PI Planning faciliteren: Hoe zorg je voor een succesvolle sessie?

PI Planning is hét moment binnen SAFe (Scaled Agile Framework) waarop alle teams binnen een Agile Release Train (ART) samenkomen om de doelen en planning voor de komende 8-12 weken vast te stellen. Als facilitator – vaak een Release Train Engineer (RTE) of ervaren Scrum Master – heb je de taak om deze sessie in goede banen te leiden. Dit betekent: duidelijke doelen stellen, teams effectief laten samenwerken en zorgen dat alle afhankelijkheden worden besproken.

Een slecht gefaciliteerde PI Planning kan leiden tot vage afspraken, misverstanden en vertraging in de uitvoering. Een goed gefaciliteerde sessie zorgt juist voor heldere doelen, realistische plannen en sterke betrokkenheid van alle teams en stakeholders.

‍

De kern van PI Planning

Tijdens PI Planning wordt bepaald welke waarde de ART gaat opleveren in de komende Program Increment. De planning duurt twee dagen en draait om drie hoofdvragen:

1. Wat zijn de strategische doelen en prioriteiten?
   De Product Management en Business Owners presenteren de productvisie en roadmap. Dit helpt teams om te begrijpen wat de belangrijkste focuspunten zijn en waar de meeste waarde ligt.
2. Hoe kunnen teams hun werk coördineren en afhankelijkheden managen?
   Teams werken afzonderlijk én gezamenlijk aan hun plannen, identificeren afhankelijkheden en lossen knelpunten op. Dit gebeurt met een Program Board, waarop visueel wordt weergegeven wie van wie afhankelijk is.
3. Hoe zorgen we voor een gedeeld commitment aan de PI-doelen?
   Aan het einde van de planning stemmen teams over hun vertrouwen in de haalbaarheid van de plannen. Dit gebeurt met een Confidence Vote: als de meerderheid vertrouwen heeft, gaat de PI van start. Zo niet, dan worden plannen aangepast.

‍

De rol van de facilitator

Een goede PI Planning staat of valt met effectieve begeleiding. Als facilitator zorg je ervoor dat:

• De juiste mensen aanwezig zijn en weten wat er van hen wordt verwacht.
• De agenda helder is en er voldoende tijd is voor zowel teamplanning als gezamenlijke afstemming.
• Teams niet alleen gefocust zijn op hun eigen werk, maar ook rekening houden met afhankelijkheden.
• Roadblocks en risico’s vroegtijdig in beeld komen en worden aangepakt.

Dit vraagt om een balans tussen structuur en flexibiliteit. Er moet genoeg ruimte zijn om plannen aan te passen op basis van nieuwe inzichten, zonder dat de sessie uitloopt in eindeloze discussies.

‍

Een succesvolle PI Planning faciliteren: stap voor stap

Voorbereiding

Een goede PI Planning begint ruim van tevoren. Product Management moet de backlog op orde hebben, teams moeten inzicht hebben in hun afhankelijkheden en de benodigde tools moeten klaarstaan. Voor remote sessies is het extra belangrijk om vooraf te testen of alle digitale tools (zoals Miro, Jira of SAFe Collaborate) goed werken.

Tip: Zorg dat alle teams vooraf een overzicht hebben van hun geplande features en technische uitdagingen. Dit bespaart veel tijd tijdens de sessie.

Dag 1: Context en eerste planning

De eerste dag begint met het vaststellen van de business context. Product Management en Business Owners delen de strategie en visie, waarna de Program Backlog wordt gepresenteerd. Dit helpt teams om prioriteiten te begrijpen en de impact van hun werk beter in te schatten.

Na deze introductie gaan teams aan de slag met hun eigen planning. Tijdens de eerste breakout-sessie verdelen teams werk uit de backlog, schatten ze de complexiteit in en identificeren ze afhankelijkheden met andere teams. Vervolgens presenteren ze hun voorlopige planning en krijgen ze feedback.

Een veelvoorkomend probleem is dat teams te diep in details duiken en daardoor achterlopen op de planning. Hier ligt een belangrijke taak voor de facilitator: zorg dat teams gefocust blijven op het grotere geheel en niet verzanden in technische details die ook later nog besproken kunnen worden.

Dag 2: Finetunen en commitment

De tweede dag draait om verfijning en afstemming. Teams verwerken de feedback uit dag 1 en maken hun plannen concreter. De afhankelijkheden worden opnieuw bekeken en geprioriteerd, zodat eventuele risico’s tijdig kunnen worden aangepakt.

Een cruciale fase is de ROAM-sessie, waarin teams gezamenlijk risico’s bespreken en categoriseren:

• Resolved (opgelost)
• Owned (een team neemt verantwoordelijkheid)
• Accepted (risico wordt geaccepteerd)
• Mitigated (maatregelen worden genomen om het risico te verkleinen)

Aan het einde van de dag presenteren teams hun definitieve plannen en stemmen ze in een Confidence Vote over de haalbaarheid van de PI. Als het vertrouwen onvoldoende is, worden plannen aangepast totdat er voldoende draagvlak is.

Veelgemaakte fouten bij PI Planning

1. Te weinig voorbereiding
   Als de backlog niet goed voorbereid is, verspillen teams veel tijd aan onduidelijkheden en discussies over prioriteiten. Zorg dat alles vooraf helder is.
2. Te veel focus op individuele teams, te weinig op samenwerking
   PI Planning is niet alleen een teamsessie, maar vooral een samenwerking tussen teams. Maak afhankelijkheden expliciet en stimuleer interactie.
3. Stakeholders zijn te passief
   Business Owners en andere stakeholders moeten actief betrokken zijn en tijdig input geven, niet alleen aanwezig zijn als toeschouwer.
4. Geen duidelijke actiepunten na de sessie
   Het succes van PI Planning hangt af van een sterke opvolging. Zorg dat alle afspraken en afhankelijkheden direct worden vastgelegd en opgevolgd.